Abdul Wahid Mubarrak

1. Pengertian ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep sistem informasi untuk merencanakan dan mengelola sumber daya sebuah perusahaan yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. . ERP terdiri dari 3 elemen yaitu Enterprise (perusahaan), Resource (sumber daya), dan Planning (perencanaan), yang berarti menekankan aspek perencanaan, analisis dan kelola sumber daya perusahaan seperti, Finansial, Akuntansi, Sumber Daya Manusia (SDM), Rantai Suplai, dan sebagainya.

ERP merupakan sistem terintegrasi yang mempunyai tujuan untuk merangkum proses bisnis yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif. Sistem tersebut didukung dengan teknologi informasi yang dapat menghasilkan informasi untuk menunjang perusahaan agar menjadi lebih kompetitif.

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software maupun hardware sehingga pengolahan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.

Kata kunci utama pada ERP, yaitu adanya aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.

2. Sejarah ERP

https://www.hashmicro.com/id/blog/wp-content/uploads/2018/07/Apa-Itu-ERP-Software-dan-Apa-Kegunaannya-bagi-Bisnis-Anda-768x325.png

Istilah ERP diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group. Akan tetapi, konsepnya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Saat itu, konsep ini hanya diterapkan pada manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pengembang software membuat program untuk memantau inventaris, merekonsiliasi saldo, dan melaporkan status. Pada tahun 1970-an, program ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi.
Pada 1980-an, MRP dikembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun 1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM. Pada tahun inilah istilah ERP mulai digunakan.

Seiring dengan kemunculan permasalahan komputer Y2K dan pengenalan Euro yang akan segera terjadi, perusahaan-perusahaan di tahun 1990-an bergegas memperbarui sistem mereka yang sudah ada. Banyak juga dari mereka yang memilih untuk benar-benar mengubah sistem mereka dengan mengadopsi solusi ERP. Kemudian, pada tahun 1998, NetSuite didirikan, dengan tujuan menciptakan sistem yang dapat digunakan di seluruh perusahaan dan bisa dioperasikan melalui internet.

Pada tahun 2000-an, Gartner Group kembali mengembangkan ERP dengan mengeluarkan ERP II. Ini adalah ERP berbasis Cloud keluaran pertama. Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan internet). Kini sistem ERP SaaS (Software-as-a-Service) semakin diminati oleh berbagai bisnis terutama UKM dikarenakan tingkat mobilitasnya yang tinggi dan harganya yang lebih terjangkau.

3. Karakter ERP

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

· Merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.

· Mengintegrasikan mayoritas proses bisnis yang ada.

· Memproses seluruh transaksi perusahaan.

· Menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.

· Mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

3.1 Modul ERP

Modul – Modul ERP

Baik, selanjutnya kita lihat kemampuan ERP dalam mengelola suatu perusahaan, atau bagaimana ERP menjalankan fungsinya dalam melayani para pengambil keputusan. Hahaha berrrat, seruput kopi dulu bro. Wookey ERP sebagai suatu aplikasi terdiri atas modul modul yang mewakili setiap department maupun proses bisnis suatu perusahaan. Nah, apa sajakah modul modul tersebut mari kita bahas satu persatu dimulai dari ;

1. Modul Operasi (Operating Moduls)

Terdiri dari modul modul yang berkaitan dengan core business perusahaan, seperti ;

· General Logistic, merupakan modul yang mengontrol proses aliran barang/supply chain

· Sales and Distribution, sales menitikberatkan pada teknik dan mencari pasar produk sedangkan distribution menjadi penunjang proses sales, proses distribusi harus merata dan on time.

· Material Management, modul ini mengoptimalkan dan mengontrol proses yang berkaitan dengan material mulai dari proses perencanaan, pengadaan, penyimpanan sampai dengan penggunaan material. Melalui modul ini perusahaan dapat mengevaluasi pemasok sampai dengan mengontrol hutang perusahaan melalui invoice verivication

Pada Modul Material Management, biasanya terdapat beberapa sub modul seperti ; pre-purchasing activities, purchasing, vendor evaluation, inventory management, invoice verification.

· Logistic Execution, mengatur integrasi antar modul mulai dari production planning sampai dengan Quality Management.

· Quality Management, mengoptimalkan semua proses operational agar sesuai dengan Standar Kualitas ( ISO Series) dan menyediakan semua data yang mendukung dalam implememntasi ISO

· Plant Maintenance, mengotrol proses pemeliharaan semua peralatan dan fasilitas yang berperan dalam proses operasional perusahaan.

· Customer Service, modul ini menawarkan kemampuan untuk memproses perkiraan penjualan, pesanan perusahaan dan jadwal rencana pengiriman.

· Production Planning and Control,modul yang berfungsi mengendalikan proses produksi mulai dari tahap perencanaan, peralatan dan biaya proses produksi sampai dengan produk akhir sampai ditangan

· Project System, perencanaan, Monitoring dan kontrol terhadap kapasitas, material dan dana selama proyek berjalan

· Environment Management, modul ini mengontrol kegiatan operasional dalam kaitannya dengan kebijakan lingkungan pemerintah dan perusahaan. Modul ini menyediakan report dari semua department operasi tentang dampak yang terjadi terhadap lingkungan yang disebabkan oleh kegiatan operasional perusahaan, secara sederhana nya modul ini mengotrol pembuangan limbah operasional perusahaan, baik itu limbah yang menjadi sampah ataupun yang bisa didaur ulang.

2. Modul Keuangan dan Akuntansi (Finance and Accounting Moduls)

· FI- Financial Accounting, digunakan sebagai parameter untuk perhitungan keuntungan, mengukur kinerja perusahaan dengan mengacu kepada semua transaksi disemua department perusahaan.

· Co-Controling, modul ini berperan dalam pengendalian investasi, pengendalian kegiatan keuangan, memantau dan merencanakan kegiatan pembayaran, pengendalian kegiatan pembelian dan pengendalian biaya dan keuntungan dis etiap aktivitas perusahaan.

· MI-Investment Management, modul ini ditujukan untuk analisis investasi jangka panjang dan asset tetap perusahaan.

· EC-Enterprise Controlling, merupakan modul yang memberikan akses mengenai ; kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, pemgembangan investasi, pemeliharaan aset, pengembangan SDM, kondisi pasar, dan faktor struktural dari proses bisnis

· TR-Treasury, modul ini berfungsi untuk mengintegrasikan cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

3. Modul Sumber Daya Manusia (Human Resource Moduls)

Modul ini bertujuan untuk mengelola data SDM yang ada di perusahaan, membangun sistem perekrutan dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir, Modul ini didukung dengan beberapa sub modul yang memiliki fungsi masing masing, diantaranya ;

· Personel Management, berfungsi mengatur, merencanakan dan juga mengendalikan diri sendiri.

· Personnel Time Management, pengelolaan waktu bagi karyawan.

· Payroll , pengajian bagi perusahaan – perusahaan dalam mengelola karyawan

· Training and Event Management, mengadakan Pelatihan terhadap karyawan, baik pelatihan terhadap karyawan baru maupun karyawan lama secara berkala dan event dimana perusahaanmengadakan serangkaian acara-acara penting yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan.

· Organizational Management, manajemen organisasi yang berfungsi mengelola secara profesional fungsi SDM bersama-sama dengan manajer lini, karena pengelolaan SDM merupakan bagian dari tugas-tugas seorang manajer dari fungsi manapun.

· Travel Management, pengelolaan di mana manajemen mengadakan perjalanan untuk meningkatkan semangat kerja karyawan dan menambah pengetahuan mengenai keadaaan diluar perusahaan.

Perlu diketahui bahwa setiap sistem ERP memiliki modul yang berbeda, namun biasanya ada beberapa modul dasar yang dimiliki oleh sistem ERP yang canggih. Fungsi dari modul-modul dasar ini dinilai penting bagi berbagai jenis perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa modul yang patut Anda pertimbangkan ketika memilih sistem ERP.

Accounting Management

Manajemen akuntansi atau manajemen keuangan adalah modul ERP yang sangat penting untuk setiap industri, karena hampir tidak ada perusahaan yang tidak mengelola arus kas, pembayaran, utang-piutang, dan berbagai transaksi keuangan sehari-hari.

Fitur-fitur yang ada dalam modul manajemen akuntansi di antaranya yakni manajemen tagihan (billing), manajemen aset dan depresiasi, manajemen pajak, manajemen faktur, laporan analitik keuangan, manajemen mata uang, dan lain-lain.

Inventory Management

Perusahaan mana pun yang memiliki banyak stok barang, baik barang dagangan maupun aset mereka sendiri memerlukan modul manajemen inventaris dalam sistem ERP mereka. Modul ini berfungsi menangani pelacakan stok, pengendalian pengadaan, pemesanan ke pemasok, dan berbagai kebutuhan manajemen inventaris lainnya.

Fitur-fitur yang pada umumnya ada dalam modul manajemen inventaris adalah manajemen stok, manajemen gudang, prakiraan inventaris (inventory forecasting), pengambilan dan pengepakan stok, manajemen pemasok, dan pelacakan pengiriman.

Modul manajemen inventaris ERP dari HashMicro memungkinkan Anda untuk mengelola stok barang di beberapa gudang atau toko yang tersebar di berbagai lokasi.

Purchasing Management

Sama seperti modul manajemen inventaris, modul pembelian merupakan modul yang penting bagi perusahaan manufaktur, grosir, dan ritel. Modul ini membantu perusahaan mengelola pembelian barang ke pemasok. Dengan modul ini, pengeluaran dapat lebih terkontrol dan barang yang dibeli akan selalu sesuai dengan permintaan konsumen.

Manufacturing Management

Modul ini berfungsi menyederhanakan berbagai proses manufaktur yang kompleks. Fungsinya meliputi perencanaan produksi, pengaturan rute produksi, pengelolaan anggaran, pemantauan stok bahan baku dan barang jadi, dan masih banyak lagi.

Human Resource Management

Modul HRM membantu perusahaan untuk mengelola SDM mereka secara lebih efisien. Fungsinya mencakup pengelolaan informasi karyawan, pelacakan jam kerja dan kehadiran, penggajian, pengelolaan pajak karyawan, pembuatan survei, rekrutmen dan penerimaan karyawan baru, dan penilaian kinerja karyawan.

Sales Management

Jika Anda menjual servis atau produk dan membutuhkan solusi yang efektif dalam mengelola prospek dan pelanggan, maka modul penjualan adalah modul yang wajib dipertimbangkan.

Modul ini mencakup pengelolaan data prospek dan pelanggan, pemantauan siklus penjualan, penjadwalan follow up ke prospek, pembuatan penawaran dan faktur, dan pembuatan laporan penjualan yang lengkap.

Customer Relationship Management

Modul CRM hampir mirip dengan modul penjualan, tetapi fokusnya lebih pada pengelolaan pelanggan. Fungsinya mencakup pengelolaan pipeline penjualan, pencatatan riwayat interaksi pelanggan, email marketing campaign, laporan perilaku dan pola pembelian pelanggan, dan lain-lain.

Supply Chain Management

Modul SCM adalah salah satu modul ERP yang paling penting untuk perusahaan manufaktur. Modul ini memberikan perusahaan visibilitas ke seluruh rantai pasokan, dari awal hingga selesai.

Fitur-fitur yang ada dalam modul SCM di antaranya yakni manajemen inventaris, manajemen pesanan, manajemen pengadaan, pelacakan logistik dan pengiriman barang, perencanaan dan prakiraan, manajemen pemasok, dan manajemen pengembalian barang.

Warehouse Management

Modul manajemen gudang juga merupakan modul yang penting bagi perusahaan manufaktur. Modul ini membantu perusahaan mengelola operasi harian gudang, mengurus pesanan, memantau pekerjaan, dan menyediakan informasi real-time yang akurat tentang inventaris.

Fitur-fitur yang ada dalam modul manajemen gudang meliputi pelacakan perpindahan stok, audit inventaris, prakiraan inventaris, pengambilan dan pengepakan barang, manajemen pemasok, manajemen bill of materials, dan manajemen pengiriman.

Project Management

Modul manajemen proyek merupakan modul yang wajib dipilih oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dan permesinan. Modul ini membantu perusahaan membuat perencanaan proyek, mengatur anggaran untuk setiap proyek, mendistribusikan tugas, mencatat waktu kerja karyawan, membuat tagihan ke klien, dan masih banyak lagi.

3.2 Kuntungan menerapkan ERP

Pada organisasi atau perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP, umumnya menggunakan sistem database yang terpisah. Di mana setiap unit kerja memiliki database tersendiri, seperti pemasaran yang memiliki database pemasaran, sumber daya manusia atau HRD dengan database HRD tersendiri, dll. Sistem terpisah demikian memiliki database yang berbeda dan sering terjadi ketidaksesuaian sehingga sulit untuk pengelolaannya.

ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi

Berikut manfaat menerapkan ERP :

1. Integrasi Bisnis & Akurasi Data yang Lebih Baik

Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu. Jika data yang dimasukan pada suatu modul (contohnya data penerimaan material) maka modul-modul lain seperti “pembayaran” dan “persediaan” akan secara otomatis diperbaharui juga. Pembaharuan ini terjadi secara realtime atau tepat pada waktu terjadinya transaksi.

Data yang dimasukan tersebut hanya perlu sekali pemasukan saja yaitu saat terjadinya transaksi sehingga tidak perlu lagi ada pemasukan data pada modul lainnya. Dengan demikian, kebutuhan untuk beberapa kali entri data dapat dieliminasi (dihilangkan) dan kemungkinan terjadinya kesalahan pengetikan data dan duplikat data juga dapat diminimalisasikan. Struktur database yang terpusat juga memungkinkan administrasi dan keamanan yang lebih baik atau untuk menghindari terjadi kehilangan data yang penting.

2. Perencanaan & Manajemen Sistem Informasi

Sistem ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan keputusan yang baik seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen untuk lebih tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya manusia dan mesin atau peralatan kerja. Dalam menyajikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang diperlukan oleh manajemen dan laporan tersebut dapat diakses oleh manajemen kapan saja saat dibutuhkan.

3. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem ERP juga dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan. Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.

4. Pembentukan Standarisasi Prosedur

Sistem ERP didasarkan pada proses praktik Internasional terbaik yang diadopsi oleh organisasi yang menerapkannya. Pekerjaan menjadi lebih terstruktur sehingga tidak tergantung pada individu atau pekerja tertentu saja. Sistem ERP bagi sebuah perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

Software akuntansi online adalah salah satu sistem ERP yang dapat Anda gunakan untuk menunjang kinerja perusahaan dalam hal pembuatan laporan keuangan. Jurnal adalah salah satu software akuntansi online yang dapat membantu Anda mengelola keuangan hingga membuat laporan keuangan secara instan di mana pun dan kapan pun. Dengan memiliki laporan keuangan, Anda dapat lebih mudah melihat kondisi sekaligus menganalisa keuangan perusahaan.

4. Memilih ERP

Keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan Anda dimulai dari pemilihan software yang tepat. Sistem ERP yang paling bagus sekalipun, jika tidak tepat untuk perusahaan Anda, akan berakibat kegagalan implementasi. Untuk mendapatkan sistem ERP yang tepat, ikuti cara para konsultan dalam memilih software yang benar.

Banyak sistem ERP yang sudah terkenal dan sudah ‘proven’ digunakan oleh ratusan bahkan ribuan perusahaan. Namun keberhasilan implementasi software pada perusahaan berbeda-beda, ada yang berhasil baik ada yang gagal. Perusahaan analis Gartner, mengatakan “75% ERP implementation gagal”. Apa sebabnya? Bagaimana untuk mengurangi risiko kegagalan?

Keberhasilan implementasi software yang cukup kompleks seperti sistem ERP, dimulai dari kemampuan mendefinisikan kebutuhan perusahaan (requirements) dengan baik dan lengkap. Para konsultan dalam membantu perusahaan memilih software seringkali menggunakan 3 kategori kebutuhan perusahaan:

1. Functional Requirements

2. Vendor Requirements

3. Technical Requirements

Functional Requirements

Functional requirements adalah daftar kebutuhan dari segi fungsinya. Dengan kata lain, fungsi apa sajakah yang sekarang terjadi atau yang akan dibutuhkan. Fungsi ini bisa dikelompokan lagi ke modul-modulnya seperti misalnya fungsi di accounting, inventory management, sales, dan purchase.

Contohnya di bagian accounting, salah satu functional requirementnya misalnya ‘jurnal ke buku besar harus melalui proses posting’. Functional requirements bisa juga memuat spesifikasi suatu kebutuhan, misalnya ‘Kode Chart of Accounts harus dapat memuat 34 alphanumeric character’.

Sedangkan di bagian Inventory Management, functional requirementnya dapat berupa ‘Sistem harus dapat mengelola multi lokasi dan multi gudang’ atau ‘Metode penilaian inventory harus dapat menggunakan metode Weighted Average’.

Semua functional requirements ini perlu didefinisikan dan didokumentasikan dengan baik agar jelas bagi perusahaan sendiri dan vendor yang nanti akan diundang. Proses pendefinisian functional requirements dalam suatu perusahaan akan memakan waktu dan tenaga. Agar dapat berjalan dengan baik perlu ditunjuk orang atau tim yang akan melaksanakan pembuatannya.

Keterlibatan manajemen pun penting dalam keberhasilan pembuatan dokumen functional requirements. Karena pembuatan ini akan melibatkan semua bagian, sosialisasi pekerjaan ini dan dukungan manajemen akan membawa hasil yang lebih optimal.

Vendor Requirements

Vendor requirements adalah kriteria yang dibutuhkan dalam menilai vendor software yang menjadi kandidat. Meskipun biasanya tidak panjang, bahkan dalam project yang lebih kecil, hal ini bisa diabaikan, paling tidak ada beberapa hal minimum yang perlu menjadi syarat atau kondisi pemilihan software.

Hal yang utama dalam kriteria vendor misalnya berapa lama vendor sudah beroperasi. Ini dalam menunjukan seberapa stabil perusahaan tersebut sehingga dapat memberikan support yang dibutuhkan dalam jangka panjang.

Dari pengalaman kami, ada beberapa perusahaan yang mengaku bahwa software yang dibeli tidak dapat disupport lagi karena vendornya sudah tidak ada. Hal ini mempunyai dampak buruk mengingat investasi yang dikeluarkan, baik dari segi dana dan sumber daya manusia, akan sia-sia.

Technical Requirements

Technical requirements adalah kriteria teknis yang biasanya berhubungan dengan teknologi yang digunakan. Misalnya saja, solusi yang ditawarkan harus berjalan di Windows OS karena server Anda sudah menggunakan Windows. Atau database yang digunakan tidak boleh menggunakan database tertentu.

Saat ini dengan maraknya solusi ‘cloud’, kriteria teknis ini menjadi kurang penting dalam pemilihan software. Solusi cloud memberikan kemudahan bagi users karena tidak membutuhkan investasi hardware dan maintenancenya, karena semua akan dikelola dan dipelihara oleh vendor. Untuk mengetahui apakah solusi cloud tepat untuk perusahaan anda dan cara untuk memaksimalkan solusi cloud akan dibahas di artikel mendatang.

5. Penerapan ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

· ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan

· ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan

· Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktik implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya